1. Wann rufst du eigentlich an? (Timing)
Der falsche Moment ist die Woche der Insolvenzeröffnung — der Verwalter hat gerade das Verfahren übernommen, sortiert Massevermögen, kommuniziert mit Gerichten und Mitarbeitern. Wer in Woche 1 anruft, wirkt wie ein Aasgeier.
Der richtige Moment liegt zwischen Woche 2 und Woche 6 nach Eröffnungsbeschluss. Da hat der Verwalter Struktur gewonnen, weiß, welche Assets es gibt, und ist an strukturierten Interessenten interessiert.
Bei Sicherungsmaßnahmen (vorläufigem Verwalter) ist die Sache heikler — der Verwalter darf noch nicht wirklich veräußern. Er sammelt aber Interessentenlisten für die Zeit nach der Eröffnung. Ein sauberer Erstkontakt in dieser Phase positioniert dich für den späteren Prozess.
Bei Eigenverwaltung sprichst du meist mit dem Schuldner oder dessen CRO, nicht mit dem Sachwalter. Der Sachwalter kommt bei Vertragsabschluss ins Spiel.
2. Kanal: E-Mail zuerst, Telefon danach
Verwalter arbeiten in dichten Schriftverkehr-Systemen. Die erste E-Mail landet im Sekretariat, wird geprüft, dann eskaliert. Kalte Anrufe funktionieren fast nie — außer bei sehr kleinen Verfahren, in denen der Verwalter selbst noch das Telefon abnimmt.
Standardweg: Kurze E-Mail (max. 8 Sätze) mit den Kern-Angaben. Wenn Antwort kommt: strukturiertes Erstgespräch (Telefon oder Video), 30–45 Minuten. Danach NDA, Datenraum-Zugang, Angebot.
Ausnahme: bei sehr zeitkritischen Verfahren (Sicherungsmaßnahme mit operativem Cashburn) rechtfertigt ein direktes Anrufen. Aber nur, wenn du wirklich innerhalb von 48 Stunden ein Angebot machen kannst.
3. Die perfekte Erstansprache (Vorlage)
Betreff: Kaufinteresse [Firmenname] / [Aktenzeichen] / [Käufer-Kurzname]
„Sehr geehrte(r) Frau/Herr [Nachname],
wir sind [Ihr Unternehmen / Ihre Rolle], [1 Satz Positionierung — z.B. „Family Office mit Fokus auf mittelständische Handelsbetriebe im DACH-Raum” oder „Search Fund im Bereich E-Commerce”].
Wir haben die Insolvenzbekanntmachung zur [Firmenname] (AZ [Aktenzeichen]) gesehen und sind an einem Erwerb der [Assets: Marke, Warenbestand, Kundenstamm / Online-Shop und Domain / Belegschaft und Standort] interessiert.
Unsere Rahmendaten: Eigenkapital [Größenordnung, z.B. „im niedrigen siebenstelligen Bereich”], Finanzierung geklärt, Erwerbsstrukturen bekannt. Wir könnten innerhalb von [Zeitrahmen, z.B. „4 Wochen”] eine belastbare Preisindikation abgeben.
Für ein 30-minütiges Erstgespräch stehen wir kurzfristig zur Verfügung. Kann ich Ihnen für kommende Woche zwei Termin-Vorschläge machen?
Freundliche Grüße, [Name] [Rolle] [Kontaktdaten]
4. Was NICHT hineingehört
Keine Fragenkatalog: „Können Sie mir bitte Umsatz, EBIT, Belegschaftsstand, Verträge zusenden?” — Antwort: Nein. Diese Daten kommen im Datenraum nach NDA. Wer Fragen im Erstkontakt stellt, signalisiert, dass er noch keine Ahnung hat, was er kaufen will.
Keine langen Firmenvorstellungen: Der Verwalter interessiert sich für 3 Dinge: (a) Bist du ernsthaft? (b) Was willst du übernehmen? (c) Was ist dein Zeit- und Preisrahmen? Alles andere ist Rauschen.
Keine „Kaufpreisvorstellung: 100 EUR”: billige Anspielungen auf niedrige Preise wirken respektlos. Auch wenn du ehrlich glaubst, dass der Deal Peanuts wert ist — sag es nicht im Erstkontakt.
Keine Erwähnung von „Berater-Kontakten” ohne Substanz: „Wir arbeiten mit KPMG” — der Verwalter hakt nach. Wenn du keine echte Beratungs-Beziehung hast, lass es.
Keine Bündelung mit anderen Verfahren: „Wir interessieren uns außerdem für Case X und Case Y, sind Sie da auch involviert?” — separate E-Mails, separate Ansprachen.
5. Wie du dich als „ernsthaften Käufer” positionierst
Track Record: Wenn du schon Deals abgeschlossen hast, erwähne den letzten (mit Größenordnung, Sektor). „Zuletzt Übernahme eines Fashion-Onlineshops mit ~2 Mio EUR Jahresumsatz aus vergleichbarem Verfahren, 2025.”
Finanzierung geklärt: „Bankbestätigung liegt vor” oder „Eigenkapital nachweisbar durch [Referenz-Konto/Fund]”. Kein „wir schauen dann, wie wir das finanzieren”.
Team-Aufstellung: „Anwalt für Insolvenzrecht ([Kanzlei X]) und Steuerberater ([Kanzlei Y]) für den Deal aktiviert.” Ein Verwalter, der sieht, dass ein Team steht, nimmt dich viel ernster.
Klare Deal-Struktur: „Wir denken an einen Asset-Deal auf Basis der Marke [X] und des Warenbestands, Belegschaft nach §613a.” Diese eine Zeile spart 6 Wochen Ping-Pong.
6. Erwartungshaltung: wann antwortet der Verwalter?
In gut aufgestellten Kanzleien: 3–5 Werktage. Bei überlasteten Verwaltern (typisch nach Konzern-Insolvenzen): 2–3 Wochen. Bei kleinen Regelinsolvenzen: manchmal überhaupt nicht.
Wenn nach 10 Werktagen keine Reaktion kommt, ist ein höfliches Follow-up mit „Ich wollte kurz nachfassen, falls die erste E-Mail im Spam gelandet ist” völlig legitim. Danach: Fokus auf andere Deals. Nicht insistieren.
Wichtig: die Antwortzeit ist KEIN Signal für die Deal-Qualität. Manche der besten Deals kommen von überlasteten Kanzleien, wo du 3 Wochen auf die erste Antwort wartest, dann aber in 2 Wochen zum LOI kommst.
7. Der Ton — respektvoll, professionell, ohne Anbiederung
Der Verwalter ist kein „Verkäufer” im klassischen Sinn. Er hat einen gesetzlichen Auftrag: Verwertung im Interesse der Gläubiger. Behandele ihn als Fachanwalt, nicht als Anbieter.
„Sehr geehrte Frau [Nachname]” — immer. Vornamen nur, wenn ausdrücklich angeboten. Duzen erst nach Deal-Abschluss und in bestimmten Kanzleikulturen.
Fachbegriffe korrekt verwenden. Wenn du „Insolvenzmasse”, „Verwalter-Zustimmung”, „Anfechtungsrisiko”, „§613a” richtig einsetzt, signalisierst du Kompetenz. Wenn du sie falsch verwendest, signalisierst du das Gegenteil.
Kritische Fragen sind willkommen, wenn sie präzise sind. „Wie ist die Rechtssituation der Warenbestände im Konsignationslager?” ist eine gute Frage. „Was ist eigentlich mit den Verträgen?” ist eine schlechte Frage.
8. Wenn der Verwalter nach Angebot fragt
Klassische Sequenz: Erstgespräch → NDA → Datenraum → schriftliches Angebot (Letter of Intent oder direkt Kaufpreis-Indikation).
Für die Preis-Indikation: Range statt Punkt. „Wir sehen den Wert der Ziel-Assets im Bereich [X bis Y] EUR — abhängig von der Klärung der Themen Marke, Warenbestand-Zustand, Mitarbeiter-Übergang.” Konkrete Punkte sind erst nach abgeschlossener DD sinnvoll.
Zeitplan-Angabe: „Bei Zustandekommen des Deals rechnen wir mit Signing in 4 Wochen, Closing in 8 Wochen.” Verwalter lieben klare Zeitpläne.
Zahlungsstruktur: „100 % Cash bei Closing” ist immer der beste Vorschlag. Verkäufer-Darlehen oder Earn-outs sind in Insolvenz schwierig, weil die Gläubiger jetzt Geld wollen — nicht in 3 Jahren.
Häufige Fragen
Kann ich den Verwalter direkt am Telefon anrufen?
In kleinen Verfahren gelegentlich sinnvoll. In größeren praktisch nie erfolgreich — das Sekretariat filtert, und deine Erstansprache verpufft. Standard-Weg: E-Mail zuerst, Anruf zur Terminvereinbarung nach positivem Feedback.
Ich habe keine M&A-Erfahrung. Wird der Verwalter mit mir sprechen?
Ja, wenn du deutlich machst, dass du Berater eingebunden hast (Anwalt, Steuerberater), Finanzierung nachweisen kannst und ein klares Interesse formulierst. Deine persönliche M&A-Vergangenheit ist weniger wichtig als deine strukturierte Vorbereitung.
Wie lang darf die Erstansprache-E-Mail sein?
6–10 Sätze. Absolute Obergrenze: ein Bildschirm ohne Scrollen. Wer 3 Absätze schreibt, wird nicht zu Ende gelesen. Wer 4 Sätze schreibt, wirkt unvorbereitet. Der Sweet-Spot liegt zwischen.
Muss ich ein NDA schon zum Erstkontakt anbieten?
Nein — das NDA kommt nach positiver Rückmeldung des Verwalters, meist als Standard-Muster der Kanzlei. Wenn du dein eigenes Muster zum Erstkontakt schickst, wirkst du zu ambitioniert. Standard-NDAs sind meist unproblematisch.
Wie oft darf ich nachhaken, wenn keine Antwort kommt?
Einmal, nach 10 Werktagen, freundlich. Ein zweites Follow-up nach weiteren 2 Wochen, wenn du wirklich noch Interesse hast. Danach: loslassen. Verwalter, die drei Wochen keine Antwort geben, sind entweder überlastet (kein Zeichen gegen dich) oder haben den Deal anderweitig platziert.
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